Vanaf april tot medio november 2023 hebben we IT-dienstverlener Interstellar geholpen bij het opstarten van hun interne communicatie rondom hun transitie richting één platformorganisatie.
Interstellar Group heeft de ambitie de meest relevante IT-dienstverlener van Nederland te zijn. Dit wil het bedrijf bereiken door de juiste kennis en expertise in huis te halen en haar competenties continu te ontwikkelen, zowel autonoom als door overnames. Het bedrijf is in 2021 ontstaan uit het portfolio van investeringsmaatschappij Quadrum Capital.
Bij het verder brengen en integreren van deze groep bedrijven is een goed georganiseerde communicatiestructuur onvermijdelijk. Want hoe zorg je dat medewerkers van de verschillende bedrijven langzaamaan Interstellar-bloed krijgen?
Onze interne communicatie-toolkit
In deze zes maanden durende interim-opdracht hebben we een mix van middelen en acties geïnitieerd en uitgevoerd. Daarbij zijn de volgende middelen ingezet:
- Een intern communicatieteam samengesteld;
- Eén online communicatiekanaal;
- Ondersteuning bij het opstellen van teksten;
- Q&A’s opgesteld;
- Onderzoek naar communicatiebehoefte;
- Voxpop-video’s om medewerkers podium te geven;
- Microsoft Teams;
- Interne nieuwsberichten;
- Video podcasts;
- Ontbijtsessie bij alle locaties;
- Roadshows met het “nieuwe” leiderschapsteam
Hieronder lees je hoe we de 11 punten hebben toegepast.
Op interim basis hebben we kwartiergemaakt, met als resultaat een stevige basis voor interne communicatie. De nieuwe structuur en acties hebben we als volgt opgepakt:
- Inrichten interne communicatieteam
Als eerste hebben we een intern communicatieteam ingericht. Van alle bedrijven is een persoon benaderd en aangehaakt. Zo kregen we de oren, handjes en daarmee enig grip op de verschillende locaties. Met de deelnemers van dit tijdelijke communicatieteam kwamen we online maandelijks bij elkaar. Ze kwamen allen uit de marketingcommunicatie-hoek en fungeerden als doorgeefluik. - Eén communicatiekanaal
De keuze om 1 communicatiekanaal te gebruiken was al gemaakt en hebben we bestendigd. Want wat daarop staat vermeld is de waarheid, en niet de geruchtencarrousel. Plus, meerdere kanalen vraagt om meer onderhoud en aandacht, waarvoor we op dat moment de capaciteit niet hadden. - Ondersteuning bij opstellen van teksten
We hebben CEO Maarten van Montfoort actief ondersteund bij het opstellen van verschillende communicatie, zoals een speech die hij hield tijdens het zomerfeest, waarin de richting van Interstellar werd gedeeld met de aanwezigen. Of bij het opstellen van berichten over carve-out en carve-in situaties. - Q&A’s publiceren
Als voorbereiding op de speech tijdens het zomerfeest hebben we een Q&A opgesteld, afgestemd en gepubliceerd. Want er zijn altijd vragen naar aanleiding van zo’n speech. - Onderzoek naar communicatiebehoefte
Vooraf aan een interim-opdracht stellen we altijd de vraag “wanneer is onze inzet volgens jullie een succes?” Zo stemmen we de verwachtingen over en weer met elkaar af. Bij deze opdracht hebben we bedongen een intern onderzoek op te laten zetten door een externe partij. De uitkomstem van dit onderzoek gaf –naast een bevestiging van ons vermoeden– ook veel input om mee aan de slag te gaan. In Q1-‘24 wordt dit onderzoek herhaald, zodat we kunnen zien of er verbetering wordt ervaren, en welke behoeften er op dat moment spelen. - Medewerkers aan het woord (Voxpop-video’s)
Eind juni, tijdens het Interstellar-zomerfeest bij Thuishaven in Amsterdam, hebben we voxpop-opnames laten maken. Hierin zijn verschillende aanwezigen voor de camera op losse wijze geïnterviewd. Het leverde verrassende en hilarische interviews op, die allen gingen over de nieuwe visie en missie van Interstellar. Deze voxpop-video’s zijn de weken daarna in verschillende montages gedeeld via het communicatiekanaal. - Herinrichting van Microsoft Teams
Bij de keuze om Microsoft Teams te gebruiken liepen we tegen verschillende technische uitdagingen aan. Herinrichting van Teams geïnitieerd, zodat het actiever als communicatiekanaal kan worden ingezet. Wat uiteindelijk en in bepaalde mate is gelukt, omdat een aantal merken nog gekoppeld was aan eigen tenants. - Interne nieuwsberichten
Uiteraard kan een soort van interne nieuwsbrief niet ontbreken aan de middelenmix. Om die meteen goed toekomstbestendig op te zetten hebben een paar Interstellar-collega’s deze nieuwsbrief opgezet en ingericht binnen teams. Tweewekelijks wordt een update over de transitie gepubliceerd en verspreid. - Video podcasts
Video en podcasts kunnen natuurlijk niet ontbreken in de interne communicatie. Na het organiseren en laten inrichten van een opnameruimte voor de podcasts (door Qconferencing, een van de bedrijven die tot de Interstellar Group behoren), wordt wekelijks een video-podcast opgenomen en gepubliceerd. Publicaties staan op YouTube en op Soundcloud, maar wel ‘private’, zodat alleen diegene die een linke ervan hebben de podcast kunnen zien en beluisteren. - Ontbijtsessie
Na de zomervakanties, begin september, is er een centraal en hybride ontbijt georganiseerd op alle locaties. Tijdens dit ontbijt werd een video van Maarten vertoond, waarin de laatste stand van zaken werd gedeeld en roadshows werden aangekondigd. - Roadshows met het “nieuwe” leiderschapsteam
In aanloop naar september is het nieuwe leiderschapsteam benoemd door de directie. Vanaf medio september is dit leiderschapsteam langs alle locaties gegaan. Om zich te presenteren, maar vooral ook om het een gezicht te geven, met persoonlijke aandacht en ruimte voor vragen en opmerkingen. Deze manier van de dialoog heeft veel goeds gedaan, omdat uit het onderzoek onder andere naar voren kwam dat de board nogal op afstand stond van de medewerkers.
Het resultaat?
Een meetbaar resultaat laat nog op zich wachten, maar op bovenstaande acties komen positieve reacties los. Ondertussen is iemand aangesteld om de interne communicatie naar een volgende fase te brengen.
Genoemde ideeën en middelen hebben we kunnen inzetten met dank aan de volgende externe partijen:
